Quy trình quản lý kho hàng trong logistics 

Quản lý kho hàng trong logistics hiệu quả sẽ giúp kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, tối ưu hóa không gian lưu trữ và đảm bảo luồng hàng hóa diễn ra trôi chảy. Ngược lại, một quy trình lỏng lẻo có thể dẫn đến thất thoát, lãng phí và làm giảm uy tín của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ đi sâu vào tầm quan trọng của quản lý kho hàng trong logistics và giúp bạn hiểu rõ hơn về 1 quy trình chuẩn, giúp nâng cao hiệu suất lao động. 

Tại sao quản lý kho hàng trong logistics lại quan trọng?

Quản lý kho hàng đóng vai trò cốt lõi trong hoạt động logistics vì những lý do sau:

Tiết kiệm chi phí

Một quy trình quản lý kho hàng tối ưu giúp giảm thiểu chi phí vận hành, chi phí lưu trữ và chi phí nhân công. Bằng cách sắp xếp khoa học, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa không gian kho, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và xuất nhập hàng.

Tăng tốc độ xử lý đơn hàng

Với quy trình quản lý kho hiệu quả, việc tìm kiếm và đóng gói sản phẩm diễn ra nhanh chóng, giúp rút ngắn thời gian giao hàng và tăng sự hài lòng của khách hàng.

Kiểm soát hàng tồn kho

Quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác số lượng hàng tồn, tránh tình trạng thừa hàng tồn đọng gây lãng phí vốn hoặc thiếu hàng làm mất cơ hội kinh doanh.

Nâng cao chất lượng dịch vụ

Bằng cách kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập xuất, quản lý kho giúp đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng đúng số lượng, đúng chất lượng và đúng thời gian.

>>> Thiết kế kho hàng: Nguyên tắc và các bước thiết kế chuẩn 

Quy trình quản lý kho hàng chi tiết

Một quy trình quản lý kho hàng trong logistics chuẩn bao gồm các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận hàng hóa 

Đây là bước đầu tiên trong quy trình, bao gồm việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa từ nhà cung cấp.

• Kiểm tra chứng từ: Đối chiếu thông tin trên phiếu giao hàng với đơn đặt hàng để đảm bảo tính chính xác về số lượng, chủng loại.
• Kiểm tra chất lượng: Kiểm tra tình trạng bao bì, sản phẩm có bị hư hỏng, ẩm mốc hay không.
• Ghi nhận thông tin: Nhập dữ liệu hàng hóa vào hệ thống quản lý kho (WMS) hoặc sổ sách, bao gồm mã hàng, số lượng, ngày nhập, v.v.

Bước 2: Sắp xếp và lưu trữ

Sau khi tiếp nhận, hàng hóa cần được sắp xếp vào các vị trí phù hợp trong kho.

• Phân loại hàng hóa: Phân loại hàng hóa theo đặc tính (hàng dễ vỡ, hàng nặng, hàng cần bảo quản lạnh), theo tần suất xuất nhập (hàng bán chạy đặt ở vị trí dễ lấy), hoặc theo mã hàng.
• Sử dụng thiết bị chuyên dụng: Sử dụng xe nâng tay, xe nâng điện hoặc băng tải để di chuyển hàng hóa đến vị trí lưu trữ. Naltako cung cấp các thiết bị này giúp quá trình di chuyển trở nên dễ dàng và an toàn hơn.
• Sắp xếp khoa học: Áp dụng các phương pháp sắp xếp như FIFO (Nhập trước – Xuất trước), LIFO (Nhập sau – Xuất trước) tùy thuộc vào đặc thù của sản phẩm để tối ưu hóa không gian và tránh hàng tồn kho lâu ngày.

Bước 3: Lấy hàng và đóng gói 

Khi có đơn hàng, nhân viên kho sẽ thực hiện việc lấy hàng và đóng gói.

• Lập phiếu xuất kho: Hệ thống sẽ tự động tạo phiếu xuất kho dựa trên đơn hàng. Phiếu này chỉ rõ vị trí, số lượng, chủng loại hàng hóa cần lấy.
• Lấy hàng: Nhân viên sử dụng các thiết bị hỗ trợ để lấy hàng từ kệ. Các thiết bị này không chỉ giúp lấy hàng nhanh mà còn đảm bảo an toàn.
• Đóng gói: Hàng hóa được kiểm tra lần cuối, sau đó đóng gói cẩn thận để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.

Bước 4: Xuất kho và vận chuyển 

Đây là bước cuối cùng trong quy trình quản lý kho hàng trong logistics.

• Lập chứng từ xuất hàng: Ghi nhận thông tin xuất kho vào hệ thống và chuẩn bị các chứng từ cần thiết (hóa đơn, phiếu giao hàng).
• Kiểm tra và bốc xếp lên xe: Hàng hóa được kiểm tra lại một lần nữa trước khi bốc xếp lên phương tiện vận chuyển.
• Cập nhật trạng thái: Cập nhật trạng thái của đơn hàng trong hệ thống để khách hàng và các bộ phận liên quan có thể theo dõi.

>>> Xây dựng hệ thống quản trị tồn kho trong logistics chuyên nghiệp

Kết luận

Một quy trình quản lý kho hàng trong logistics hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa không gian mà còn là yếu tố then chốt để nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín trên thị trường. Việc áp dụng đúng quy trình, kết hợp với các thiết bị kho vận hiện đại, sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru và đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững.

Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp và thiết bị hỗ trợ quản lý kho hàng, hãy liên hệ ngay với Naltako để được tư vấn chuyên sâu và lựa chọn những sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu của mình.