Xây dựng hệ thống quản trị tồn kho trong logistics chuyên nghiệp

Quản trị tồn kho trong logistics đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự vận hành trơn tru và hiệu quả của chuỗi cung ứng. Việc quản lý tồn kho hiệu quả không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn tối ưu hóa khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Vậy quản trị tồn kho trong logistics bao gồm những việc làm gì?

Tìm hiểu quản trị tồn kho là gì?

Quản trị tồn kho là quá trình kiểm soát hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Mục tiêu chính là đảm bảo các mặt hàng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đồng thời đảm bảo rằng các mặt hàng cần thiết luôn có sẵn khi cần.

Quản trị tồn kho trong logistics bao gồm việc sử dụng công nghệ thông tin để theo dõi, quản lý và dự báo nhu cầu hàng hóa hiệu quả. 

Tại sao cần quản trị tồn kho trong logistics? 

Các hoạt động logistics ngày càng trở nên phát triển và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do cần quản trị tồn kho trong logistics: 

Đảm bảo nguồn cung ứng liên tục 

• Duy trì lượng hàng tồn kho, không gây ra tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều. 
• Lên kế hoạch mua hàng hợp lý, giảm thiểu nguy cơ thiếu hàng do nhà cung cấp chậm trễ.

Tối ưu hóa chi phí 

• Giảm thiểu chi phí lưu trữ hàng hóa, bao gồm chi phí cho thuê kho, bảo quản và quản lý hàng tồn kho. 
• Đầu tư vào các hoạt động kinh doanh khác tạo ra lợi nhuận cao hơn khi giải phóng vốn lưu động. 
• Theo dõi tồn kho kịp thời, giảm thiểu thiệt hại do hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất giá trị. 

Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng 

• Quản trị hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu nhanh chóng. 
• Doanh nghiệp cạnh tranh hiệu quả hơn trên thị trường do đáp ứng nhanh chóng. 

Quy trình quản lý kho logistics hiện nay 

Quản trình quản lý kho logistics hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Dưới đây là quy trình quản lý chuẩn hiện nay, bao gồm các bước cơ bản và những lưu ý quan trọng:

Tiếp nhận hàng hóa (Nhập kho)

• Kiểm tra:
  • Số lượng: So sánh số lượng thực tế với số lượng trên chứng từ.
  • Chất lượng: Kiểm tra tình trạng hàng hóa, đảm bảo không bị hư hỏng, móp méo.
  • Loại hàng: Xác minh đúng chủng loại, mã số hàng hóa.
• Ghi nhận:
  • Lập phiếu nhập kho: Ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa (tên, mã, số lượng, đơn vị tính…).
  • Cập nhật hệ thống: Nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý kho.
• Sắp xếp:
  • Phân loại: Sắp xếp hàng hóa theo từng loại, nhóm hàng.
  • Vị trí: Đặt hàng hóa vào vị trí lưu trữ phù hợp (đã được quy định).

Lưu kho

• Bảo quản:
  • Điều kiện: Đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hàng hóa.
  • Vệ sinh: Giữ kho sạch sẽ, thông thoáng.
  • An ninh: Đảm bảo an ninh kho, phòng chống cháy nổ, trộm cắp.
• Quản lý:
  • Theo dõi: Thường xuyên kiểm tra tình trạng hàng hóa.
  • Kiểm kê: Định kỳ kiểm kê hàng tồn kho để đối chiếu với hệ thống.

Lấy hàng (Xuất kho)

• Xác nhận:
  • Đơn hàng: Kiểm tra thông tin đơn hàng (người nhận, địa chỉ, mặt hàng, số lượng…).
  • Phiếu xuất kho: Lập phiếu xuất kho dựa trên đơn hàng.
• Lựa chọn:
  • Vị trí: Xác định vị trí hàng hóa trong kho.
  • Phương tiện: Sử dụng phương tiện phù hợp để lấy hàng (xe nâng, xe đẩy…).
• Giao hàng:
  • Kiểm tra: Kiểm tra lại hàng hóa trước khi giao.
  • Giao nhận: Giao hàng cho người nhận, ký nhận.

Quản lý hàng tồn kho

• Theo dõi:
  • Số lượng: Cập nhật số lượng hàng tồn kho thường xuyên.
  • Giá trị: Theo dõi giá trị hàng tồn kho.
• Phân tích:
  • Tình trạng: Đánh giá tình trạng hàng tồn kho (hàng bán chạy, hàng tồn kho lâu ngày…).
  • Dự báo: Dự báo nhu cầu hàng hóa trong tương lai.
• Điều chỉnh:
  • Đặt hàng: Đặt hàng bổ sung khi cần thiết.
  • Xử lý: Xử lý hàng tồn kho dư thừa, lỗi thời.

Các hoạt động khác

• Vận chuyển:
  • Lựa chọn: Lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp như các loại xe nâng tay thủy lực, dock leveler giúp nhập hàng hóa hiệu quả.
  • Theo dõi: Theo dõi quá trình vận chuyển.
• Đóng gói:
  • Quy cách: Đảm bảo quy cách đóng gói phù hợp với từng loại hàng hóa.
  • Nhãn mác: Gắn nhãn mác đầy đủ thông tin.
• Xử lý hàng trả về:
  • Tiếp nhận: Tiếp nhận hàng trả về từ khách hàng.
  • Kiểm tra: Kiểm tra tình trạng hàng trả về.
  • Xử lý: Xử lý hàng trả về theo quy định.

Có thể bạn quan tâm: 8 thiết bị nhà kho không thể thiếu hiện nay 

Kết luận 

Quản trị tồn kho trong logistics đóng vai trò then chốt trong sự thành công của mọi doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững và lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Hy vọng với những thông tin Naltako cung cấp tại bài viết đã giúp bạn thành công trong việc áp dụng và phát triển hệ thống quản trị tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.